B.A. BA de l'organisation d'une légale

Par le collectif des sons :

Organiser une teuf officielle
(ou le B.A. BA des démarches à suivre)

Dès que vous vous lancez dans l’organisation d’une teuf, vous êtes dans le collimateur des autorités. Parce que pour elles, la Techno rime encore et toujours avec drogue, parce que les ravers ne sont à leurs yeux qu’une bande de tox’ en manque et que les Dj’s ont des noms de scène pour pouvoir vendre de la came. Forcément !

Aujourd’hui, la quasi-totalité des organisateurs se retrouve avec des chefs d’inculpation sur le dos : pour travail au noir, pour débit de boissons non réglementaire etc… etc… C’est vrai que l’on peut toujours présenter la vérité de différentes manières, seulement combien de fois les autorités voudront bien gober l’habituelle histoire de l’Assemblée Générale d’une association bidon qui se retrouve subitement avec 1000 membres ? On vous épargne les détails… Ainsi, au jour d’aujourd’hui, il est impossible d’organiser une soirée de plus de 1000 personnes sans que l’Etat n’intervienne. Alors qu’est-ce qu’il vous reste à faire ?

Essayer de vous conformer aux règles et d’éviter les différents pièges prévus par la législation, que l’on peut vous poser la veille même de la soirée ! Parce que si c’est le prix à payer pour voir sa soirée aboutir, ça vaut le coup. Maintenant vous êtes informés ; à vous de choisir…

Créer une association

Montez une association loi 1901 au nom de laquelle sera organisée la soirée. En effet, il est nettement moins risqué d’organiser une soirée sous cette forme qu’à titre privé, notamment pour ce qui est des démarches administratives ultérieures. En plus ça ne vous coûtera que 250 Frs et vous trouverez toutes les infos nécessaires sur notre page "Associations loi 1901", ou auprès de la préfecture de votre lieu d’habitation.

Assurance

Contractez une assurance responsabilité civile qui coûte relativement peu et qui vous évitera des ennuis en cas d’incident : vous êtes en effet responsable de la sécurité des gens qui sont venus à votre soirée. Ainsi, si un incident survient (type le projecteur qui tombe), vous êtes couvert !

Autorisation

Faites toutes les démarches pour obtenir les autorisations nécessaires. Pour tout événement qui se déroule dans une salle non prévue à cet effet ou pour toute soirée de plus de 1000 personnes dans une salle agréée, il est nécessaire de faire, au minimum deux mois à l’avance, une déclaration à la préfecture du lieu où se tiendra la soirée, accompagnée d’un dossier de sécurité complet. Ce dossier doit comporter trois parties :
- Présentation de l’événement (nom, lieu, date, nombre de personnes attendues, partenaires etc…) et de ses organisateurs. N’hésitez pas à citer toutes les références dont vous bénéficiez (si jamais c’est le cas).
- Présentation des caractéristiques de l’événement, avec notamment un plan des installations. Tout doit y figurer : aménagements (estrades, Chill-out, bars etc…), les moyens dont vous disposez par rapport aux mesures de sécurité (extincteurs, signalétique de secours, téléphone, sécurité incendie, antenne médicale etc…) et l’encadrement de votre service d’ordre.
- Présentation de vos prestataires et de vos certificats de conformité : s’il y a des lasers, machines à fumée etc… procurez-vous les homologations.

Ce dossier est transmis à diverses instances du lieu où se tiendra la soirée, telles que la Préfecture de Police, le Préfet, la Mairie, la Caserne de Pompiers, le Commissariat de Police et les Services Techniques de la ville. Vous recevrez une réponse dans les 15 jours. Si elle est défavorable, la partie s’arrête ici pour vous (ou alors il faudra chercher un autre lieu, auquel cas vous recommencez à zéro). Si l’avis est favorable en revanche, apprêtez-vous à subir l’épreuve de la Commission de sécurité, hantise de tout organisateur qui se respecte (vous vous souvenez du coup des chaises vissées au sol à 2 h d’une soirée ? … Eh ben c’était elle !).

Suite à l’avis favorable qui est accordé à votre soirée, la Commission de sécurité, composée d’une dizaine de personnes, vient sur le lieu de la soirée afin de vérifier si votre dossier de sécurité correspond bien à la réalité. La Commission peut parfois essayer de " tester " votre local. Laissez la faire et rester poli. De toute manière c’est elle qui aura le dernier mot, alors mieux vaut s’écraser (et surtout trouver un autre lieu !).

Débit de boissons

Procurez vous l’autorisation de débit de boissons temporaire auprès de la mairie du lieu de votre soirée, 15 jours minimum avant la soirée. En outre, il convient de demander une licence aux Douanes (et ce même pour vendre du jus d’orange !). Il vous en coutera maximum 1000 F et en général 100 F (voire moins). Si vous faites appel à une buvette ambulante, vérifiez qu’elle détient bien toutes les autorisations.

URSSAF

Déclarez votre soirée à l’URSSAF, qui en dépit de ses récents déboires reste quand même la principale institution protectrice des droits des salariés. Ainsi, s’il arrive un quelconque accident aux DJ’s au cours de son set (comme les lights qui lui explosent au nez, par exemple), vous êtes couverts par l’URSSAF. Un formulaire vous sera remis, vous devrez le remplir après la soirée et payer le montant exigé (calculé non pas par rapport à vos recettes mais par rapport au cachet versé…).

Par ailleurs, si vous avez recours à des DJ’s internationaux, assurez-vous qu’ils ont dans leur passeport un permis de travail valable en France. Sinon, c’est pour votre poire et vous aurez sur le dos une plainte pour travail au noir. C’est d’ailleurs le cas pour tous les organisateurs qui ne déclarent pas leurs DJ’s (qu’ils soient français ou étrangers), et ça va chercher loin.

SACEM

Déclarez votre soirée à la SACEM. De toute manière elle sera informée par la préfecture dès que celle-ci aura pris connaissance de votre dossier. Autant prendre le taureau par les cornes. La SACEM vous fera remplir un formulaire ainsi qu’à vos DJ’s, à qui elle demandera une play list. Après la soirée, elle vous demandera de lui verser 5,5% de vos entrées et 2,25% des recettes sur les boissons, au nom de la " Promotion de la Techno ". Moyennant quoi, ça vous fait un chef d’inculpation en moins. Il convient de souligner que si vous refuser de payer du fait que les DJ’s n’ont joué que des white labels à votre soirée, la SACEM ne peut rien contre vous. Mais attention, un inspecteur de la SACEM peut toujours venir sur les lieux pour vérifier qu’aucun disque référencé à la SACEM n’est joué… On ne saurait donc que trop vous encourager à demander à vos DJ’s de ne passer que des white labels (ou autres, dès lors que l’inscription BIEM ne figure pas sur le macaron) : ça vous évitera de payer la SACEM et puis surtout ça permettra la promotion des petits labels indépendants !

Flys

Vos flys, qu’ils soient fait à la main ou imprimés par un professionnel, doivent impérativement comporter la mention " Ne pas jeter sur la voie publique ". Par ailleurs, si vous faites appel à un imprimeur, son nom ainsi que son nÝ de SIREN doivent figurer sur le fly.

Fléchage

Evitez le fléchage n’importe où dans la nature, comme par exemple sur des panneaux de signalisation (infraction au code de la route) ou sur des arbres dès lors que la pancarte est clouée (dégradation volontaire de l’environnement). Le seul endroit où vous puissiez réellement afficher des informations sur la soirée sont les panneaux d’affichage prévus à cet effet par les mairies. A ce compte autant prépare un bon plan d’accès et ne pas recourir au fléchage !

Billetterie

Installez une véritable billetterie. Pour être en règle, il convient de faire figurer sur le billet le nom de l’organisateur ainsi que celui de l’imprimeur, le lieu et la date de la soirée, et enfin, le prix.

Votre billetterie doit être composée de 3 volets pour la comptabilité : un pour la souche, un pour le contrôle, un pour le consommateur. Pour ce qui est des VIP et autres invités, il n’échappent pas au passage en caisse, où ils devront récupérer un billet avec le tampon " GRATUIT ".

Sécu

Veillez à assurer un vrai service d’ordre. La norme est de 1 à 2 agents de sécurité pour 100 personnes. Prenez soin d’embaucher des pros, cela vous évitera des ennuis et en plus le boulot sera fait correctement. Il convient de souligner que si votre service d’ordre est jugé insuffisant, une compagnie de CRS peut-être envoyée, ce qui vous coûtera la bagatelle de 50.000 frs !

Drogue

Que faire face à la drogue ? Il faut rester intransigeant. Dehors et puis c’est tout ! Car si les autorités s’en mêlent vous pourrez être accusé de provocation à l’usage et de facilitation de trafic par prêt de local. Surtout ne confisquez pas les produits, car vous deviendriez receleur aux yeux de la loi.

Impôts

Et les impôts dans tout ça ? Il existe en la matière deux règles. Ne sont pas imposables :
- Les associations ayant un chiffre d'affaires annuel inférieur ou égal à 250.000 Frs
- Les associations qui font au maximum 6 soirées par an (ces soirées sont alors exonérées).

En résumé, on peut dire que les assoc’ qui font moins de 6 soirées de taille moyenne par an ne sont pas imposables. En revanche, si votre association ne fait qu’une seule soirée dans l’année, mais qu’il s’agit d’une très grosse soirée, apprêtez vous à voir débarquer le Fisc ! De même que si vous faites plus de 6 petites soirées par an…

B.A.BA qui me laisse muette! Voilà dans quoi se justifie les salaires de ces fonctionnaires.... La main mise de l'état....

Bel exposé, ca a l'air bien complet. Merci eric

Quand meme, j'hallucine le nombre de trucs qu'ils peuvent inventer pour décourager les gens de faire une teuf, c guedin!!! Y'a de koi se

Bref, y'a pas forcement un rapport avec le post mais souvent l'évolution des lois et du reste m'inquiéte...

bah la c est le baba pr une grosse soiree 1000 /1500 pers voir plus largement !!

pr les petites en salle de 500 pers !!

y a juste un peu moins de chose a avoir !!!!

pr les petites si tu loues une salle

- le double du contrat pr la mise a dispo de la salle
- l assurance obligatoire
- statuts de l asso

normalement si au passage de la gendarmerie t as ca comme papier !! ils te disent aurevoir et bonne soiree !!

apres ils peuvent etre pointilleux!!

dc dire que c est un anni ou autre fete !! fete de l asso !! anniversaire de l asso !! enterrement de vie de garcon !! bref tte occasion pr faire la fete !!!

rester courtois et poli !!!

si ils ddent si vous vendez de lalcool

soit t as fait une dde de buvette temporaire et la c est nikel
soit tu dis !! bah non je vends pas d alcool !! c est les gens qui st venus avec l alcool !!!mais que tu fais de la prevention en donnant ds alcooltests!! blablabla
et sinon juste au cas ou !!!

a chaque personne ki rentre !!marquer le sur une liste via un pseudo ou autre si ils vous ddent la liste des invites ou ds adherents de l asso !!!
pas de fly ki tourne ! pas de flechage !!


voila en gros pr ds soirees plus petites !

merci. bien complet et pas mal interessant...
Au final 'zavez calculé à combien ça revient, en gros, d'organiser une grosse soirée? (sans compter la location du terrain ou de la salle, somme pouvant etre tres variable.)

On est entrain de monter le premier dossier pour organiser une légale fin février, je vous tiens au ju des couts... Ce serait intéressant que chaque son en face de meme.

putain j'avais jamais vu ce post, y'a quand même de quoi être découragé... En tout cas merci pour les renseignements.

et pour organiser une teuf de moins de 500 sur un terrain public que la mairie nous autorise a occuper,faut il une declaration auprés de la pref?

normalement non!!!

Certainement pas!

j'ai entendu dire qu'il faut obligatoirement faire partie d'une assoss pour l'assurance sécuritée civile.c'est vrai?

ver2tek a écrit:

j'ai entendu dire qu'il faut obligatoirement faire partie d'une assoss pour l'assurance sécuritée civile.c'est vrai?

C'est vrai, les assureurs n'assurent que des personnes morales (donc les assos) en responsabilité civile.

merci, bein j'vé réfléchir